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Nebenkosten richtig abrechnen Ein Überblick über die häufigsten Streitpunkte

Mietnebenkostenabrechnungen sorgen häufig für Streit darüber, welche Kosten umgelegt werden dürfen und welche nicht. Wir klären hier die Rechtslage.

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Die häufigsten Streitpunkte bei der Nebenkostenabrechnung sind:

  • Wann und in welchem Umfang dürfen Kosten überhaupt umgelegt werden?
  • Vermeidlich unzulässig aufgeführte Verwaltungs- oder Reparaturkosten
  • Wie müssen die Betriebskosten auf mehrere Mieter verteilt werden: nach Verbrauch, nach Wohnfläche oder nach der Personenzahl?
  • Wie Wohnungsleerstände behandelt werden
  • Rechte der Mieter bei der Prüfung der Nebenkostenabrechnung
  • Zeitpunkt, bis wann die Nebenkostenabrechnung beim Mieter eingetroffen sein muss
  • Was tun bei nicht vorhandener Nebenkostenabrechnung


Die kalten Nebenkosten

Um seine Mietnebenkostenabrechnung nachvollziehen zu können, sollten Mieter wissen, was alles zu den Betriebs-/Nebenkosten zählt. Hier ein Überblick:

  • Grundsteuer
  • Wasserversorgung
  • Abwasser
  • Fahrstuhlkosten
  • Straßenreinigung und Müllabfuhr
  • Hausreinigung und Ungezieferbekämpfung
  • Gartenpflege
  • Hausflur-Beleuchtung
  • Schornsteinreinigung
  • Sach- und Haftpflichtversicherungen
  • Aufwand für einen Hausmeister
  • Gemeinschaftsantenne / Breitbandkabel
  • Kosten der Wäschepflege


Auch „sonstigen Betriebskosten“ wie etwa der Aufwand für ein Schwimmbad und/oder eine Sauna gehören zu den kalten Betriebsnebenkosten.

Die Verwaltungskosten dürfen ebenso wenig wie die Aufwendungen für Reparaturen, die der Vermieter im Laufe des Jahres bezahlt hat, auf die Mieter umgelegt werden. Auch das Porto für die Zusendung der Betriebskostenabrechnung sowie die Beiträge für den Grundeigentümerverband dürfen nicht auf den Mieter umgelegt werden.


Die warmen Betriebskosten

Zu den warmen Betriebskosten, den Heizkosten, gehören Aufwendungen für:

  • Brennstoffe wie Fernwärme, Gas oder Öl
  • die Bedienung, Überwachung und Pflege der Heizungsanlage
  • die Kosten für den Betriebsstrom
  • Wartungs- und Reinigungskosten
  • die Kosten für Messungen
  • die Anmietung der Erfassungsgeräte
  • eine Wärmemessdienstfirma


Einzel-Auflistung ist Pflicht

Der Vermieter hat die Pflicht, alle Positionen einzeln aufzulisten. So kann der Mieter auf einen Blick prüfen, ob auch nur die gesetzlich zulässigen Aufwendungsposten umgelegt worden sind. Die Gesamtkosten für das Haus müssen dabei entsprechend dem Aufteilungsschlüssel, auf die einzelnen Wohnungen umgelegt werden.


Aufteilungsmaßstab – wie umgelegt wird

Für die Verteilung der kalten Betriebskostenarten gilt der vereinbarte Aufteilungsmaßstab. Dieser ist zum Beispiel die Wohnungsgröße oder die Personenzahl. Wasserkosten können auch verbrauchsabhängig abgerechnet werden, wenn entsprechende Erfassungssysteme installiert sind. Heizkosten müssen verbrauchsabhängig abgerechnet werden, wenn mindestens zwei Wohnungen von der selben Heizanlage versorgt werden.

Hier muss der Vermieter 50 bis 70 Prozent der Heizkosten nach Verbrauch verteilen – die restlichen 30 bis 50 Prozent werden nach einem festen Maßstab, beispielsweise nach Wohnfläche aufgeteilt. Für Mieter in älteren Gebäuden kann der Vermieter verpflichtet sein, zu 30 Prozent nach den Grundkosten und zu 70 Prozent nach dem Verbrauch abzurechnen. Nach Absprache ist auch eine verbrauchsabhängige Abrechnung bis zu 100 Prozent möglich.


Leerstand im Haus

Vermieter müssen auch leer stehende Wohnungen im Mietshaus in die Abrechnung miteinbeziehen. Die darauf entfallenden Beträge hat der Vermieter selbst zu tragen – die Gesamtkosten für das nur teilweise vermietete Haus dürfen also nicht einfach auf die vermieteten Wohnungen aufgeteilt werden.


Recht auf Einsicht

Mieter sollten bei der Nebenkostenabrechnung darauf achten, ob es erhebliche Abweichungen bei den einzelnen Positionen zu denen des Vorjahres gibt. Solche Abweichungen müssen plausibel erklärt sein. Bei Zweifeln hat der Mieter das Recht, die Originalunterlagen des Vermieters einzusehen oder Kopien dieser Unterlagen verlangen. Die Kopierkosten dürfen dem Mieter in Rechnung gestellt werden.


Jahresfrist

Spätestens zwölf Monate nach dem Ende einer Abrechnungsperiode muss der Vermieter die Betriebskostenabrechnung zugeschickt haben. Hält er diese Frist nicht ein, muss der Mieter eine eventuelle Nachzahlung nicht leisten.

Beispiel: Fordert der Vermieter im Jahr 2017 für das Kalenderjahr 2015 Beträge für Betriebskosten nach, so braucht der Mieter nicht (nach-)zahlen. Ausnahme: Der Vermieter hat die verspätete Abrechnung nicht zu vertreten, zum Beispiel, weil kommunale Gebühren verspätet festgesetzt wurden.

Abrechnen muss der Vermieter aber in jedem Fall, da es durch die Vorauszahlungen der Betriebskosten ja auch zu einer Rückzahlung an den Mieter kommen kann. Diese Erstattung ist vom Vermieter auch noch nach mehr als einem Jahr zu leisten.